Bilgi Nedir?
Bilgi Nedir?Bilgi üzerinde çalışılan içerik ve perspektife göre pek çok çeşitte anlamlar içeren kompleks bir kavramdır. Bazı tanımları: •Öğrenme,araştırma veya gözlem sonucu elde edilen gerçek ve ilkelerin bütününe verilen ad
•İnsan,para,dürtü,öğrenme,güç ve yetenek avantajıdır.
•Buluşta odaklanmış,uzmanlıkla birleştirilmiş,özel ilişkili bir aksiyondur.
•Bir değer ekleme davranışı ve aktivitesidir.
•Yönetme yeteneğidir.
•Bir alanda ilgili çeşitli özellik ve tavırları açıklayan modeller kümesidir.
Bilgi karşımıza birçok farklı şekilde çıkabilir. Çizim,metin,fotoğraf,film vb. birer bilgi çeşididir. Bilgi bir işi gerçekleştirmede sermaye,emek veya topraktan daha fazla konuyla ilgilidir. Bununla birlikte en fazla ihmal edilen varlıktır. Bilgi yeni çıkmış durumlara adapte olabilme yeteneği sağlar,öğrenmenin bir sonucudur ve rekabet avantajını arttırır. Burada önemli olan husus tanımdan da anlaşılacağı üzere “bilginin kaydedilebilir,görülebilir,tekrar tekrar elde edilebilir ,gözlenebilir ve yorumlanabilir bir şekilde olmasıdır.
Bir bilginin değerli olması için odaklanmış ,test edilmiş,gerçeklenmiş ve paylaşılmış olması gereklidir. Ayrıca bilginin girdi ve çıktılarının basit olması, güncellenebilmesi,dilinin basit ve uygun olması gereklidir.
1.2. Bilginin çevrimi:
a)Bilgi doğar,bulunur ya da keşfedilir.
b)Bilgi kaydedilir.
c)Bilgi kullanılır,değerlendirilir.
d)Bilgi geliştirilir.
e)Bilgi aktarılır.
f)Bilgi arşive kaldırılır.
Bilgiler yukarıdaki çevrime göre ömürlerini tamamlar. Bilginin türü ve özellikleri değişse de bu çevrim değişmez.
1.3. Bilginin Tanımlanması:
Bilgi üç yolda tanımlanmıştır:
1.3.1 İşlenmiş data olarak bilgi:
Veriler(data) genellikle tanımlanmamış kullanım ve başvuruları içeren ham gerçekleri göz önünde tutarlar. Bilgi seçeneklere etkiyen işlenmiş data olmak üzere göz önünde tutulur. Data bazen formatlanır , filitrelenir ve özetlenir. Araştırmacılar datayı hipotezleri test etmek için toplarlar,böylece data, işlenmemiş ve analiz edilmemiş sayılara bağlıdır. Data,analiz edildiğinden ,bilim adamları datanın içerdiği bilgi hakkında konuşurlar,bilginin yorumlanması ise,analizlerinden elde edilir.
1.3.2. Belirsizliğin(Bilinmeyenin) karşıtı olarak bilgi:
Bilgi üzerindeki farklı bir perspektif ekonomik teoriden türetilmektedir ve burada bilgi bilinmeyenin negatif ölçüsü olarak tanımlanmaktadır. Mikro ekonomi teorisinde arz ve talebin dengesi mükemmel olarak bilinen pazara bağlıdır. Burada tüm satıcılar ve alıcılar,birbirleri hakkında tüm bilgilere sahiptir ve bilinmemezlik burada yer almaz. Bilgi,arz ve talep hakkında bilinmeyenleri yok ederek bir pazarı mükemmel hale getirir. Makro ekonomi teorisinde, ekonominin yönünü ölçen ve önceden haber veren ekonomik sinyaller ekonomik durum hakkında bilgi sağlarlar. Firma bu sinyalleri çözerek bilinmeyeni en aza indirir.
Yöneticiler bu nedenlerle bilgiyi bilinmeyeni azaltan şeklindeki terimlerle tanımlarlar. Çünkü yöneticiler, karar vermede alternatiflerin çıktılarını düşünmeli,kararın kalitesini,karar verme prosesinin etkisini arttıran çeşitli alternatiflerin çıktıları hakkında bilinmeyenin azaltılmasını tasarlamalıdırlar.
1.3.3. Anlamlı bir sinyal olarak bilgi:
Bilgi teorisi,insanlar ve/veya makineler arasındaki haberleşmenin etkisini ölçme olmakla birlikte ,bilgiyi haberleşmenin girdisi ve çıktısı olarak tanımlamaktadır. Gönderici ve alıcı tarafından aynı şekilde yorumlanan elektronik,denetlenebilir,görülebilir veya diğer sinyaller bilgiyi iletirler.
Yöneticiler haberleşmeci olarak görevlerinde bilgiye ulaşırlar ve bilgiyi yönetirler. Anlamlarını iletecek şekilde ,datayı veya sinyalleri organize eden raporları alırlar. Yöneticiler,haberleşmenin bir parçası olarak duydukları ve gördükleri bilgilerden bir anlam türetirler ve bunu karar vermek için kullanırlar.
Bilginin kullanılması:
Organizasyonlar bilgiyi kaynak,avantaj veya mal olarak kullanabilirler.
Kaynak olarak bilgi:Çıktıların üretilebilmesi için,genellikle organizasyonlar parayı,insanları,hammaddeleri,makineleri ve de zamanı kaynak,girdi olarak kullanan kurumlar olarak düşünülür. Kaynaklar belli bir dereceye kadar bir diğerinin yerine geçebilir. Benzer şekilde,bilgi kapital veya işçinin yerini alabilir. Organizasyon üyeleri,bilgiyi maliyetleri düşürmek ve ürünün ve/veya hizmetin kalitesini arttırmak için kullanabilirler.
Aktif (avantaj) olarak bilgi: Aktif bir şirket çıktısını üretmek için kullanılan ve kaynak gibi tükenmeyen bir insan veya organizasyon özelliğidir. Bazı kaynaklar, süresi uzatılmış bir periyotta kullanılabilmeleriyle aktife dönüşebilirler. Bilgi kaynağı da benzerdir fakat özdeş değildir. Bilgi, anında kullanıldığında gerçekte tüketilir
Bilginin aktif modeli,yöneticilerin kullanabilecekleri bir yatırım şeklindedir. Rakiplerine karşı organizasyonu avantajlı hale getirmek için aktifleri gözlemler.
Ürün olarak bilgi: otomobiller,bulaşık makineleri veya diğer ürünler gibi bilgi de satılabilir bir üründür. Bazı firmalar bilgiyi satmak için kullanırlar. Örneğin,kredi büroları,potansiyel alacaklılara bilgi satmak amacıyla geçmiş kredileriniz hakkında bilgi toplar. Hizmet ağırlıklı ekonomilerde,artan sayıda organizasyonlar bilgiyi satılabilir bir ürün olarak görmektedirler.
1.5. Bilginin değeri:
Eski magazinleri,kitapları,mektupları,notları ne sıklıkta atıyoruz? Belki bazılarımız “eğer bir yıl içinde onları hiç kullanmadıysam , demek ki onlara gerçekten ihtiyacım yok” şeklinde kuralları vardır. Bilinçli olarak veya olmayarak ,bu nesnelerdeki bilgilerin değerleri hakkında ,bunları depolamanın maliyetine bağlı olarak bir karar veriyorsunuz. Her bir nesne için maliyet çok küçük dahi olsa, kümülatif maliyet önemli ve ilerde değerinden daha çok olabilir. Şirketler bilgilerin değerleri konusunda elde edilmelerinin ve depolanmalarının maliyetine bağlı olarak değer biçmek zorundadırlar.
1.6. Bilginin maliyeti:
Bilgi değerli de olsa ,kullanılabilmesi için bir maliyeti vardır. Bilginin elde edilmesi,işlenmesi,saklanması,düzeltilmesi,iletilmesi gibi her türlü işlemin maliyeti vardır:
•Bilginin elde edilmesi:
Kullanılabilmesi için bilginin elde edilmesi ilk adımdır. Bilgi resmi veya gayri resmi kaynaklardan elde edilebilir. Formal kaynaklar,( iş formları, bilgi veri tabanları, personel kayıtları ) izafi olarak organize edilmiş ve tahmin edilmiş biçimde bilgi sağlarlar,informal kaynaklar( çalışanlarla dialog, aktivite gözlemlenmesi ) bilgiyi daha az yapısal bir yolla sağlarlar. Genellikle bilginin informal kaynaklardan elde edilmesi daha az maliyetlidir ama elde edilen bilginin organize edilmesi ve efektif bir şekilde kullanılabilmesi daha zor olabilir.
Datanın elde edilmesi manuel veya elektronik olarak meydana gelebilir. Uzmanlar verilerin elde edilmesi için elektronik formların kullanılmasının ,tasarım ,satın alma,kullanma, taşınma,gözden geçirilmesi gibi işlemlerde benzer kağıt formlara göre 70 daha aza mal olduğunu bildirmektedirler.
•Bilginin işlenmesi:
Bilginin işlenmesi onun yararlı kullanılabilir bir forma taşınmasıdır. İşlenme tipik olarak iki defa meydana gelir. İlk olarak bilginin elde edilmesi ve saklanması arasında ve ikinci olarak düzeltilmek için gözden geçirilmesi ve iletilmesi arasında olur. Bilginin elde edilmesi ve stoklanması arasındaki işlenme genellikle büyük miktarda insan gücü ,kişisel iş gerektirir. Elektronik işleme,örneğin elektronik scanner(tarayıcılar),verilerin elektronik formlara dönüştürülmesini gerektirir.
Bilginin stoklanması ve iletilmesi arasındaki işlenme manuel veya bilgisayarlı sistemlerle gerçekleştirilebilir. Manuel sistemde,çalışan gözden geğirme,formatlama ve sergileme işlemlerini gerçekleştirir. Özetler veya özel analizler gerektiğinde finans ve muhasebe konusunda bilgili bir analist verileri işleyebilir. Manuel bilgi işlenmesi yüksek işçiliği ve zaman maliyetini ama düşük ekipman maliyetini içerir. Çok miktardaki verilerin manuel olarak işlenmesi,bilgisayarla işlenmeye göre çok pahalıya gelir.
Yeniden gözden geçirme ve iletme arasındaki işlenmenin bilgisayar sistemleriyle yapılması,daha fazla analiz ve daha kısa zamanda sergileme olanaklarına izin verir. Bilgisayarla işlemenin maliyeti kiralama veya bilgisayar ekipmanının aşınmasını,değerden düşmesini,aletin hazırlanması için gerekli işgücünün maliyetini,yeniden değerleme,formatlama ve sergileme için yapılacak olan program maliyetini içerir. Bilgisayarla işleme,manuel işlemeye göre daha düşük işçi ve zaman maliyetini ama yüksek ekipman maliyetini içerir.
•Bilginin stoklanması:
Bilginin stoklanmasının ilk maliyeti,stoklama alanı ve araçlarının maliyetidir. Bilgisayar dışı stoklama kağıtlarını,mikroformlarını veya her ikisini de içerir. Bu çeşit bir stoklamada elektronik duruma göre daha çok fiziksel stoklama alanına ihtiyaç vardır. Elektronik olarak yapmaya göre bu alanın satın alınması veya kiralanması daha pahalıya mal olacaktır. Bilgisayarla stoklama, birçok çeşit yöntemi kullanır. Bu harddiskleri,disketleri veya CD-ROM’ ları içerir. Bu seçim,bilginin miktarına ve yeniden düzenlemenin arzu edilen hızına bağlı olarak yapılır.
Birçok firma,elektronik olarak stoklanan bilgilerinin, yangın,sel gibi herhangi bir felakette yok olmasını önlemek amacıyla kopyalayarak güvenli başka bir sitede saklarlar. Ek olarak, birçok firma ikinci kağıtları veya verilerin mikroform kopyalarını saklarlar. Araçların maliyeti,fiziksel faaliyetler ve destekleme sistemleri için gerekli çalışanların maliyeti de stoklama maliyetine eklenir.
•Bilginin gözden geçirilmesi:
Manuel sistemlerde,istenen datanın gözden geçirilmesi çok fazla zaman ve para harcanmasına yol açabilir. Yöneticiler yaklaşık olarak bir yılın altı haftasını yerleştirilmemiş materyalleri aramakla geçirirler. Sekreterler,zamanlarının 30’undan fazlasını kağıt dokümanlarını arayarak ve yine yaklaşık olarak zamanlarının 20’sini dosyalanmamış bilgileri aramakla geçirebilirler. Çünkü kağıt dosyalar çok fazla yer kaplayabilirler,bu nedenle veriler başka bir yerde veya farklı bir binada saklanabilir.
Elektronik sistemler ise, organize edilmiş bir modelde elektronik olarak stoklanmış bilgilere hızlı ve ucuz girişi sağlarlar. Maliyetler,saniyenin küçük bir parçasında bilgisayar ekipmanını kullanmayı gerektirir. Eğer kişi gözden geçirmeyi isterse,bu durum gözden geçirme isteğinin bir insan tarafından anlaşılabilir formdan,bilgisayar tarafından anlaşılabilecek bir forma dönüştürülmesi gibi ek bir işlemi gerektirebilir. Bilgi,istenilenden farklı bir yerde stoklanmışsa,yapılan istekte datanın nerede stoklandığının belirtilmesi gerekir.
•Bilginin iletilmesi:
Birçok organizasyonda,sıklıkla bilgiler manuel olarak işlenmekteydi. Organizasyon üyelerinin çoğu,resmi veya gayri resmi görüşmelerde yüz yüze iletişimi ve ihtiyaç duydukları bilgilerin çoğunluğunun yazılı olmasını tercih etmekteydiler. Fakat yüz yüze iletişim büyük bir zaman miktarlarını gerektirmektedir ve organizasyonların çoğunda zaman kıt kaynaklardan biridir.
Yazılı notlar, raporlar,reklamlar ve diğer dokümanlar ancak bilginin küçük bir miktarını çok sayıdaki insana efektif bir şekilde iletebilecektir. Ama bilginin uzun mesafelerde iletimi veya büyük datanın değiş tokuşu söz konusu olduğunda elektronik iletişim çok daha etkili olarak gerçekleşecektir. Telefon,televizyon,video konferanslar, faks veya diğer elektronik data iletişimi araçları kişiler,gruplar,organizasyonlar veya data depoları arasında haberleşme linklerinin kurulmasını sağlayabilir. İletilen her birim bilgi için elektronik medya yazılı medyadan çok daha ucuza mal olacaktır. Beş tane bilgi fonksiyonu için manuel ve bilgisayarlı proseslerin maliyetleri aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.
Bilgiyi ham veri olarak tanımlayabiliriz. Kullanıcı tarafından anlam taşıyan gerçek yada anlaşılabilen bir işlemi sonuçlandırmaya veya karar vermeye yarayan ise veridir. Bir bakıma veri değerlendirmenin başında kullanılan,bilgi ise değerlendirmenin sonunda ulaşılan veridir. Veri davranışı etkilemeyen gözlemlere dayalı bir simgeler topluluğudur. Oysa veri bireylerin davranışlarını etkilediği zaman bilgi haline dönüşür. Veri gerçek olarak gözden geçirilip yöneticinin davranışını etkileyecek biçimde örgütlenmek için bilgi olarak kabul edilemez. Yönetici veriye bir anlam verip,bir faaliyetin yapılmasında veya kararında kullanılırsa,veri bilgiye dönüşmüştür. Bilgi alışverişinin,tüm sistemler için gerekli olduğu görüşü göz önüne alınırsa,etkili Yönetim Bilişim Sistemlerinin tasarımı ve haberleşmenin bu sistemler içindeki önemi ve rolü iyice bilinmeli ve kavranmalıdır.
1.7. Yönetim için gerekli olan bilginin özellikleri:
Herhangi bir işin başarısı,yürütücülerin temel fonksiyonlarını ne ölçüde yerine getirdiğine bağlıdır. Bu işlemlerin gerektirdiği biçimde yerine getirilmeleri ise,yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarını ne derecede karşıladıklarına bağlıdır. Her işlem karar almayı gerektirir ve karar süreci de doğru,zamanında,eksiksiz , öz ve yerinde bilgiye ihtiyaç duyar.
•Doğruluk: Belirli bir zaman içindeki doğru bilginin üretilen ya da işlenen toplam bilgiye oranıdır.
•Zamanlama: Bir yöneticiye geç gelmiş olan bilginin doğruluk derecesinin yüksek olmasının pek önemi yoktur,bilginin sadece doğru olması yeterli değildir,aynı zamanda bilginin yöneticilere ulaşması gerekir. Ancak bilginin doğruluk oranının yüksek olması gecikmelere sebep olurken,bilginin kısa zamanda yöneticiye ulaştırılması ise maliyetleri arttırmaktadır.
•Eksiksizlik: Bilginin,yöneticinin karar verebilmesi için gereksinim duyduğu tüm verileri kapsamasıdır.
•Kısalık: Gerekli verilerin özetlenerek,kısa ve öz bilgilerle desteklenmesidir.
•Yerindelik: Bilginin önemli olan organ veya yöneticiye ulaşabilme özelliğidir.
•Ucuzluk: Bilginin ucuza elde edinilmesidir. Ancak zamanlama,doğruluk ve ucuzluk özellikleri optimize edilmelidir.
1.8. Stratejik kaynak olarak bilgi:
Stratejik bilgi sistemleri ,amaçları,operasyonları,ürünleri,servisleri ya da organizasyonların çevresel bağlantılarını değiştirerek onlara diğer rekabetçilerin üzerinde bir yer kazanmada yardım eder. Bu tip etkileri olan sistemler organizasyonların iş tipini bile değiştirebilir. Örneğin, Merril Lynch bilgi sistemlerini kullanarak hisse senedi komisyonculuğundan finansal hizmet işine geçiş yapmıştır.
Stratejik bilgi sistemleri,sıklıkla organizasyonun yapısını değiştirdiği gibi ürünlerini,servislerini ,iç prosedürlerini de değiştirerek organizasyonu yeni davranış şekillerine sürükler. Organizasyonlar gün geçtikçe bilgiye para ve işgücü gibi bir kaynak olarak bakmaktadırlar. Geçmişte bilgi,tasarım bürokrasisi,üretim ve bir ürün ya da hizmet dağıtımı için gerekli bir bela olarak görülüyordu. 1960’larda organizasyonlar bilgiye değişik bakmaya başladılar ve bilginin genel yönetim desteği için kullanılabilir olduğunu anladılar. MIS bu dönemlerde haftalık üretim,aylık finansal bilgi, stok,borç hesapları,alacak hesapları vb. raporlar üreten bir bilgi fabrikası olarak görülüyordu. 1970’lerde ve 1980’lerin başlarında bilgi ve bunu toplayan,depolayan ve işleyen sistemler organizasyon üzerinde,iyi ayarlanmış ,özel amaçlı ,ayarlanabilir yönetim kontrolü sağlayan yapı olarak görülüyordu. Bilgi sistemleri bu periyotta DSS(Karar Destek Sistemleri) ve ESS (Yönetici Destek Sistemleri)ni doğurdu. 1980’lerin ortasında bilgi kavramı tekrar değişti. Bilgi,stratejik kaynak,potansiyel rekabet avantaj kaynağı yarışı kazandıracak bir silah sayılıyordu. Stratejik bilgi sistemleri,uzun dönem karar alma problemlerine odaklanmış olan tepe yöneticileri için stratejik seviye sistemlerinden ayrılmalıdır. Stratejik bilgi sistemleri,organizasyonun tüm seviyelerinde kullanılabilir.